Die Bosch-Gruppe gehört zu den bedeutendsten Industrieunternehmen in Deutschland. Sie erwirtschaftete im Jahr 2000 mit etwa 200.000 Mitarbeitern rund 62 Milliarden DM. Der Bereich Kraftfahrzeugtechnik (Automotive) trägt dazu mit über 60% den Löwenanteil bei und macht Bosch zum zweitgrößten Automobilzulieferer weltweit. 72% Auslandsanteil zeigen die internationale Ausrichtung dieses Weltunternehmens, das schon vor 1900 erste Auslandsvertretungen eröffnete. Im Jahre 1909 wurde die erste Fabrik in den USA gebaut, deren Kapazität schon 1914 die der deutschen Werke überstieg.
Um die weltweite Ersatzteil- und Informationsversorgung für Bosch-Produkte und -Systeme, den Vertrieb von Werkstatt- und Kfz-Zusatzausrüstung und den weltweiten Kundendienst kümmern sich rund 1400 Mitarbeiter des Geschäftsbereichs Automotive Aftermarket (abgekürzt Bosch AA) mit Sitz in Karlsruhe. Im Karlsruher Vertriebszentrum lagern über 150.000 verschiedene Artikel wie Zündkerzen, Wischerblätter, Öl-, Diesel-, Benzin- und Luftfilter, Batterien, Antriebsriemen, Starter, Generatoren, Ersatzteile für Einspritzpumpen, Motorsteuerungen, Bremsen, Scheinwerfer u.v.m. Die Auslieferung erfolgt in 132 Länder, in denen Bosch AA durch Regionalgesellschaften, Auslandsvertretungen oder Kundendienststellen präsent ist. Ziel ist es, den Verkauf und Service weltweit sicherzustellen und Produkte und Dienste schnellstmöglich und termingerecht zum Kunden zu bringen.
Web-Zugang zu SYLVIA
In der Vergangenheit bestellten vor allem die kleineren Auslandsvertretungen direkt bei Bosch AA auf konventionellen Wegen mit Fax und Auftragsschein. Bestellungen wurden manuell erfasst und im Warenwirtschaftssystem SYLVIA eingegeben. Rund 18.000 Positionen werden pro Monat in dem System bestellt. SYLVIA ist eine Bosch-eigene Entwicklung und wird weltweit für die Bestellung von Kfz-Ersatzteilen eingesetzt. Das System läuft auf einem Siemens BS2000-Mainframe. Die Länderbetreuer des internationalen Vertriebs geben überwiegend telefonisch Auskünfte über Auftrags- und Lieferstatus. Eine Netzwerkanbindung besteht nur für wenige große Auslandsvertretungen. Vorhandene Anbindungen laufen zum Teil über kostspielige X.25-Verbindungen. Die bisher angebotene SILVIA-Online-Lösung, die einen Emulationszugang auf die masken-orientierte Hostanwendung über das Internet ermöglichen würde, wird wegen der schwierigen Bedienung und fehlender Lokalisierung kaum akzeptiert. Die Komplexität der SILVIA-Anwendungen erfordert hohen Aufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Mittelfristig soll SYLVIA durch eine SAP/R3-Lösung ersetzt werden. Diese Übergangssituation beeinflusst die Vorgaben für Neuentwicklungen.
Der Bedarf für eine komfortable, benutzerfreundliche und lokalisierte Online-Bestellmöglichkeit mit der Option, den Lieferstatus von Aufträgen online abzufragen, wurde immer dringender. Die Kunden drängten auf eine Verbesserung. Eine Lösung konnte nicht mehr auf einen Zeitpunkt nach der SAP-Einführung verschoben werden. Die Aussicht auf Einsparungen bei den Leitungskosten erleichterte schließlich die Entscheidung für eine Extranet-Lösung auf der Basis moderner Internet-Technologien. Die Entscheidung, das Projekt durchzuführen, fiel im Januar 2001. Die internationale Vertriebsleitung, EDV, die zentrale IT-Projektkoordination und die Zentralstelle e-Commerce waren involviert und trugen die Entscheidung mit.
Attachmate integriert den Host
Im Bosch-Konzern gab es zu diesem Zeitpunkt bereits Lösungen für ähnliche Aufgabenstellungen, beispielsweise im Unternehmensbereich Elektrowerkzeuge und bei der Bosch-Tochter Blaupunkt, die mit Unterstützung von Intershop Professional Services und Komponenten von Attachmate entwickelt wurden. Intershop wurde auch bei Bosch AA als Projektpartner hinzugezogen und holte für die Integration des neuen Extranet-Konzepts mit den BS2000-Anwendungen die Connectivity-Spezialisten von Attachmate Consulting Services an Bord, die schließlich die Realisierung übernahmen.
Das Projekt erhielt den Namen AA-Extranet und hatte zum Ziel, ein attraktives und einfach zu bedienendes Online-Order- und Online-Tracking-System zu schaffen, das durch eine grafische Oberfläche, Einsatz von Web-Technologien, Mehrsprachigkeit und Workflow-Optimierung die Komplexität von SYLVIA reduziert. Damit sollten die Akzeptanz der Online-Bestellung gesteigert, der Innendienst entlastet und die Leitungskosten reduziert werden. Darüber hinaus sollte die Lösung plattformunabhängig bleiben und keinerlei Änderungen am Warenwirtschaftssystem SYLVIA erfordern.
Taiwan-Karlsruhe und zurück
Die Realisierung des AA-Extranet erfolgte in mehreren Phasen. Auf der Basis einer Projektstudie und eines Pflichtenhefts, die der Entscheidung vorangegangen waren, wurde zunächst ein Prototyp erstellt, mit dem die Möglichkeit des Zugriffs auf SYLVIA über das Extranet nachgewiesen wurde. Dabei wurde die Systemarchitektur und Funktion der WebTransaction-Technologie von Siemens erprobt, die den Hostzugriff über ein proprietäres Format ermöglicht. Eine erste Version der Benutzeroberfläche wurde mit dem Prototyp bereits konzipiert und auf der AA World Convention in Paris 2001 präsentiert. Diese Version enthielt noch keine Verarbeitungslogik und beschränkte sich auf die Hauptfunktionen „Order“ und „Inquiry“.
In einer zweiten Phase wurde der Prototyp erweitert. Entwicklungsaufwand wurde vor allem investiert in die Bereiche:
- Benutzerverwaltung,
- Verarbeitungslogik,
- Kommunikation mit WebTransaction via HTTP/XML,
- Funktionen ”Order“, “Single Order“, “Inquiry”, “Order Pending”, “Order Tracking”,
- Effizienzverbesserung.
Die strikte Trennung der Hostanwendung und der Middleware-Anwendung sowie die Vorgabe, in SYLVIA keine Änderungen vorzunehmen, erforderte zusätzlichen Logik-Aufwand bei der Entwicklung von AA-Extranet. So wurde der Bereich „Benutzerverwaltung“ eingeführt, der eine eigene Sessionverwaltung erhielt. Dort werden die Anwender über eine Kundennummer verwaltet und zwischen erlaubten Auftragsnummern und Kundennummern eine feste Zuordnung hergestellt. Hier werden die Berechtigungen für Extranet-Funktionen eingestellt, die Länder vorgegeben, für die ein Kunde bestellen kann und Auftrags- und Versandarten festgelegt.
In dieser zweiten Phase wurde der Prototyp durch eine neue Version abgelöst, die durch eine weitere Optimierung der Bedienung, durch Zusammenfassung von Arbeitsabläufen und die Vorgaben der Benutzerverwaltung effizienter gestaltet wurde. Diese Version wurde mit einer englischen und französischen Benutzeroberfläche ausgestattet. In einem späteren Schritt ist eine spanische und deutsche Oberfläche vorgesehen.
Die Entwicklung wurde durch intensive Tests in der Produktionsumgebung ergänzt. Zwei interne Anwender führten in dieser Phase im August 2001 über mehrere Wochen hinweg reale Bestellungen durch. Bei externen Tests mit Kunden in Brasilien, Taiwan, Gabun und im Libanon wurde vor allem die Performance bei Bestellungen über reale Leitungen getestet. Bei Testaufträgen aus dem Ausland mit jeweils 14 Positionen wurden Antwortzeiten von 20-25 Sekunden bis zur Bestätigung gemessen, ein Ergebnis, das die Entwickler und Anwender sehr befriedigte.
EDV nachher
In einem ersten Schritt werden 50 Kunden, das sind Auslandsvertretungen und Generalimporteure mit jeweils zahlreichen Anwendern, dieses neue System benutzen. Die Anwender der Kunden sind keine IT-Fachleute sondern kaufmännisch ausgebildete Mitarbeiter, die nach einer kurzen Einführung das neue System bedienen sollen. Schulungen sind nicht geplant. Eine kurzes Anwendermanual wird zum Download angeboten. Die Länderbetreuerin Yu Feng Wang von Bosch AA hat die neue Lösung bei den Partnern in Taiwan eingeführt. Sie berichtet: „Das neue System ist gut angekommen, die Performance war gut. Nach einer Einführung von 1-2 Stunden konnten die Anwender problemlos damit umgehen.“
In einer nächsten Ausbaustufe werden Marketing-, Service-Informationen und Bilder in das Angebot integriert. „Visuell haben wir die AA-Extranet-Funktionen vollständig in die Webpräsenz von Bosch AA integriert,“ erläutert Heiderose Dreiner, die für die Gestaltung und den Marketingteil des Projekts verantwortlich ist. Der vorläufige Vollausbau ist für das Jahr 2002 vorgesehen. „Das AA-Extranet ist ein lebendes System, das laufend Anpassungen erfahren wird“, meint Johannes Schweickert, eCommerce Manager und Projektleiter der Automotive Aftermarket Division von Bosch. Er rechnet mit weiteren Wünschen der Anwender, wenn sie erst die neuen Möglichkeiten entdecken. Die Zusammenarbeit mit Attachmate lobt Schweickert: „Nachdem die ersten Schritte sehr erfolgreich verliefen, haben wir das ganze Projekt mit Attachmate durchgezogen und werden auch beim weiteren Ausbau mit Attachmate arbeiten.“ Er ergänzt: “Es gab weniger Schwierigkeiten, als man bei einem Projekt dieser Art typischerweise erwartet.“
Fazit
Das Bosch AA-Extranet hat sich in den Abschlusstests unter Produktionsbedingungen bewährt und geht jetzt in den uneingeschränkten 7x24-Stunden-Einsatz. Die Investition wird sich schnell amortisieren. „Wir erwarten uns deutliche Kosteneinsparungen, die sich vor allem durch Reduzierung des Aufwands bei der manuellen Erfassung der Aufträge und Verringerung von Leitungskosten ergeben“, erläutert Projektleiter Johannes Schweickert, „die qualitativen Verbesserungen durch höheren Bedienungskomfort, weniger Trainingsaufwand, neue Funktionen und mehr Kundenzufriedenheit sind dabei nicht eingerechnet.“